○国立大学法人大阪大学の保有する個人情報の管理に関する規程

目次

第1章 総則(第1条―第2条)

第2章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置(第3条―第12条)

第2節 人的安全管理措置(第13条―第14条)

第3節 物理的安全管理措置(第15条―第18条)

第4節 技術的安全管理措置(第19条―第22条)

第5節 外的環境の把握(第23条)

第6節 その他(第24条)

第3章 個人情報ファイル(第25条)

第4章 役員及び職員の責務(第26条)

第5章 個人データの取扱い(第27条―第36条)

第1節 利用目的の特定等(第27条―第32条)

第2節 加工情報の作成等(第33条―第36条)

第6章 個人データの提供及び業務の委託等(第37条―第42条)

第7章 特定個人情報の取扱い(第43条)

第8章 雑則(第44条―第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 国立大学法人大阪大学(以下「本法人」という。)における個人情報の管理については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他関係法令に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。

 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

 個人識別符号が含まれるもの

(2) 「個人識別符号」とは、次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)第1条で定めるものをいう。

 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

(3) 「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

(4) 「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令第4条第1項で定めるものを除く。)をいう。

 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

 に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令第4条第2項で定めるもの

(5) 「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

(6) 「保有個人情報」とは、本法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本法人の役員又は職員が組織的に利用するものとして、本法人が保有しているものをいう。ただし、国立大学法人大阪大学法人文書管理規程第2条第1号に規定する法人文書に記録されているものに限る。

(7) 「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

 に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

(8) 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

(9) 「仮名加工情報」とは、次に掲げる個人情報の区分に応じてそれぞれに定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

 第1号アに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(10) 「匿名加工情報」とは、次に掲げる個人情報の区分に応じてそれぞれに定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

 第1号アに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(11) 「行政機関等匿名加工情報」とは、次のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。

 法第75条第2項各号のいずれかに該当するもの又は同条第3項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。

 本法人に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の独立行政法人等情報公開法第3条の規定による開示の請求があったとき、本法人が次のいずれかを行うこととなるものであること。

 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。

 独立行政法人等情報公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。

 本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、法第116条第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。

(12) 「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

 に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令第3条で定めるもの

(13) 「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。

(14) 「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

(15) 「部局」とは、本部事務機構各課室、附属図書館、各学部、各研究科、各附置研究所、各附属病院、各学内共同教育研究施設、各全国共同利用施設、免疫学フロンティア研究センター、量子情報・量子生命研究センター、ヒューマン・メタバース疾患研究拠点、大阪大学・情報通信研究機構脳情報通信融合研究センター、大阪大学・理化学研究所科学技術融合研究センター、ミュージアム・リンクス、総合学術博物館、適塾記念センター、高等共創研究院、国際共創大学院学位プログラム推進機構、先導的学際研究機構、データビリティフロンティア機構、放射線科学基盤機構、コアファシリティ機構、全学教育推進機構、マルチリンガル教育センター、スチューデント・ライフサイクルサポートセンター、ダイバーシティ&インクルージョンセンター、社会技術共創研究センター、社会ソリューションイニシアティブ、COデザインセンター、グローバルイニシアティブ機構、共創機構、21世紀懐徳堂、中之島芸術センター、情報推進本部、情報セキュリティ本部及びサステイナブルキャンパスオフィスをいう。

第2章 安全管理措置

第1節 組織的安全管理措置

(総括保護管理者)

第3条 本法人に、総括保護管理者を置き、事務担当理事をもって充てる。

2 総括保護管理者は、本法人における個人情報の管理に関する事務を総括する。

(保護管理者)

第4条 個人情報を取り扱う各部局に、保護管理者を置き、当該部局の長をもって充てる。

2 保護管理者は、当該部局における個人情報の適切な管理を確保するとともに、個人情報を情報システムで取り扱う場合には、当該情報システムの管理者と連携するものとする。

3 保護管理者は、次条に定める保護担当者を指名したときは、総括保護管理者に報告するものとする。

(保護担当者)

第5条 個人情報を取り扱う各部局に、保護担当者を1人又は複数人置き、当該部局の保護管理者が指名する者をもって充てる。

2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各部局における個人情報の管理に関する事務を担当する。

(監査責任者)

第6条 本法人に、監査責任者を置き、総務部長をもって充てる。

2 監査責任者は、本法人における個人情報の管理の状況について監査を行うものとする。

(個人情報管理委員会)

第7条 本法人における個人情報の管理に関する重要事項を審議するために、大阪大学個人情報管理委員会(以下「委員会」という。)を置く。

2 委員会に関し必要な事項は、別に定める。

(運用状況の記録)

第8条 保護担当者は、本規程に基づく運用状況を確認するため、次の各号に定める項目について利用状況等を記録し、その記録を一定期間保存し、分析するための体制を整備するものとする。

(1) 個人情報データベース等の利用・出力状況

(2) 個人情報が記載又は記録された書類・媒体等の持ち運び等の状況

(3) 個人情報データベース等の削除・廃棄の状況(委託した場合の消去・廃棄を証明する記録を含む。)

(4) 個人情報データベース等を情報システムで取り扱う場合、担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)

(取扱状況の確認手段)

第9条 保護担当者は、個人情報の取扱状況を確認するための手段として、台帳等を整備して次の各号に定める事項を記録するものとする。

(1) 個人情報データベース等の種類、名称

(2) 個人情報の項目

(3) 責任者・取扱部署

(4) 利用目的

(5) アクセス権を有する者

(6) その他総括保護管理者が必要と認める事項

(情報漏えい事案への対応)

第10条 総括保護管理者は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損による事故(以下「漏えい事案等」という。)が発生したことを把握した場合又はその可能性が高いと判断した場合は、適切に対処するものとする。

2 総括保護管理者は、総長が指名する理事(以下「理事」という。)と連携して漏えい事案等に対処するものとする。

3 総括保護管理者は、漏えい事案等が発生したと判断した場合は、速やかに漏えい事案等が発生した経緯、被害状況等の調査を行い、その結果等を総長に報告するとともに、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。

4 総長は、前項の報告を受けた場合において、その取り扱う個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の個人情報の安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、速やかに個人情報保護委員会及び文部科学大臣に必要な報告を行い、当該漏えい事案等の対象となった情報主体に対して、漏えい事案等の発生に係る事実関係の通知、原因関係の説明等を行い、必要に応じて公表するものとする。

5 前項に規定する場合には、総括保護管理者は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該漏えい事案等が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

6 総括保護管理者は、漏えい事案等の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、事案に応じて、再発防止策等を公表するものとする。

(取扱い及び法令等の遵守状況の検証又は監査)

第11条 理事は、定期又は臨時に、本法人の個人情報の適正な取扱い並びに法令及び本規程の遵守状況について検証し、その結果及び必要に応じてその改善策等を総括保護管理者に報告又は提案するものとする。

2 監査責任者は、定期又は臨時に、本法人の個人情報の適正な取扱い並びに法令及び本規程の遵守状況について監査し、その結果及び必要に応じてその改善策等を総括保護管理者に報告又は提案するものとする。

(取扱状況の確認及び安全管理措置の見直し)

第12条 総括保護管理者は、定期的に個人情報の運用状況の記録及び個人情報データベース等の取扱状況の確認を実施しなければならない。

2 総括責任者は、前項の確認の結果及び前条の検証又は監査の結果等を踏まえ、必要と認めるときは、この規程等の見直しを含めた安全管理措置の改善等の措置を講ずるものとする。

第2節 人的安全管理措置

(監督)

第13条 総括保護管理者は、役員及び職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該役員及び職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(教育及び研修)

第14条 総括保護管理者は、本法人の個人データの取扱いに従事する役員及び職員に対し、個人データの取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

2 総括保護管理者は、本法人の個人データを取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する役員及び職員に対し、個人データの適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、各部局における個人データの適切な管理のための教育研修を行うものとする。

4 保護管理者は、当該部局の職員に対し、個人データの適切な管理のために、本法人の実施する教育研修等への参加の機会を付与するものとする。

第3節 物理的安全管理措置

(個人データを取り扱う区域)

第15条 本法人は、個人データの情報漏えい等を防止するため、次の各号に定める区域を明確にし、それぞれ当該各号に定める措置を講ずるものとする。

(1) 管理区域

入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器、電子媒体等の制限を行う。

(2) 取扱区域

権限を有しない者により、個人データを容易に閲覧等することを防止する。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第16条 本法人は管理区域及び取扱区域における個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、個人データを取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネット又は書庫に保管するものとする。

(複製等の制限)

第17条 保護管理者は、職員が個人データを取り扱う場合において、その行為が次の各号に該当するときは、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定するものとし、職員は、当該行為を行うにあたっては、保護管理者の指示に従うものとする。

(1) 個人データの複製

(2) 個人データの送信

(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

2 前項により個人情報が記録された電子媒体又は書類等の持出しを行う場合には、法令等により別に定めがある場合を除き、次の各号に掲げる安全策を講じるものとする。

(1) 個人情報が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法

 持ち出しデータの暗号化

 持ち出しデータのパスワードによる保護

 施錠できる搬送容器の使用

 追跡可能な移送手段の利用

(2) 個人情報が記載された書類等を安全に持ち出す方法

封緘、目隠しシールの貼付

(個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄)

第18条 個人データが記録された電子媒体、書類等を廃棄又は削除する場合は、次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。

(1) 個人データが記録された書類等を廃棄する場合、焼却、溶解、シュレッダーによる細断等の復元不可能な手段をとるものとする。

(2) 情報システム(パソコン等の機器を含む。)において個人データを削除する場合、容易に復元できない手段をとるものとする。

(3) 個人データが記録された機器、電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段をとるものとする。

第4節 技術的安全管理措置

(アクセス制御)

第19条 本法人は、情報システムを使用して取り扱う個人データの範囲を限定するため、個人データへのアクセス制御は次の各号に掲げる方法により適切に行うものとする。

(1) 個人データを取り扱うことのできる情報システム端末等を限定する。

(2) 各情報システムにおいて、アクセスすることのできる個人情報データベース等を限定する。

(3) ユーザーIDに付与するアクセス権により、個人データを取り扱う情報システムを使用できる者を限定する。

(アクセス者の識別と認証)

第20条 個人データを取り扱う情報システムを使用する担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、ユーザーID、パスワード、磁気・ICカード等の識別方法により識別した結果に基づき認証しなければならない。

(外部からのアクセス等の防止)

第21条 本法人は、次の各号に掲げる方法により、情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用するものとする。

(1) 個人データを取り扱う情報システムと外部ネットワーク(又はその他の情報システム)との接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。

(2) 情報システム及び機器に、セキュリティ対策ソフトウェア、ウイルス対策ソフトウェア等を導入し、不正ソフトウェアの有無を確認する。

(3) 機器、ソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。

(4) 定期に及び必要に応じ随時にログ等の分析を行い、不正アクセス等を検知する。

(情報システムの使用に伴う漏えい等の防止)

第22条 本法人は、個人データをインターネット等により外部に送信する場合、次の各号に掲げる方法により、通信経路における情報漏えい、情報システム内に保存されている個人データの情報漏えい等を防止するものとする。

(1) 情報システムの設計時に安全性を確保し、継続的に見直す(情報システムの脆弱性をついた攻撃への対策を講ずることも含む。)

(2) 通信経路の暗号化

(3) 情報システムに保存されている個人データの暗号化又はパスワードによる保護

第5節 外的環境の把握

第23条 本法人が、外国において個人データを取り扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

第6節 その他

(委託先における安全管理措置)

第24条 本法人は、委託先での個人データの取得、利用、保管、提供、削除及び廃棄段階における安全管理措置について、第3節から前節までの安全管理措置と同等の措置が講じられるよう委託先に必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第3章 個人情報ファイル

第25条 保護管理者は、当該部局において個人情報ファイル(法第75条第2項に規定するものを除く。)を新たに保有しようとするときは、別紙様式により個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に届け出なければならない。届け出た事項を変更しようとするとき(新たに法第75条第2項に該当することとなるとき又は該当しないこととなるときを含む。)も、同様とする。

2 前項の規定にかかわらず、記録項目の一部若しくは法第74条第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

第4章 役員及び職員の責務

第26条 役員及び職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。

第5章 個人データの取扱い

第1節 利用目的の特定等

(利用目的の特定)

第27条 役員及び職員は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2 役員及び職員は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第28条 役員及び職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

2 役員及び職員は、合併その他の事由により他の個事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。

3 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(不適正な利用の禁止)

第29条 役員及び職員は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。

(適正な取得)

第30条 役員及び職員は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

2 役員及び職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本法人と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(7) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第9条で定める場合

(取得に際しての利用目的の通知等)

第31条 保護管理者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

2 保護管理者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3 保護管理者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

(データ内容の正確性の確保等)

第32条 役員及び職員は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。

第2節 加工情報の作成等

(仮名加工情報の作成等)

第33条 保護管理者は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。

2 保護管理者は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、第28条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第27条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

4 仮名加工情報についての第31条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

5 保護管理者は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第32条の規定は、適用しない。

6 保護管理者は、第37条第1項及び第2項並びに第38条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第37条第4項中「前3項」とあるのは「第33条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第39条第1項ただし書中「第37条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第37条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第40条第1項ただし書中「第37条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第37条第4項各号のいずれか」とする。

7 保護管理者は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8 保護管理者は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

(仮名加工情報の第三者提供の制限等)

第34条 保護管理者は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。

2 第37条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項本文中「前3項」とあるのは「第34条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

3 第2章及び第24条で定める安全管理措置の規定は、仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。

(行政機関等匿名加工情報等の作成及び提供等)

第35条 本法人は、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。)を作成することができる。

2 本法人は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。

3 第37条の規定にかかわらず、本法人は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。

4 行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等に関し、必要な事項は別に定める。

(行政機関等匿名加工情報等の従事者の義務)

第36条 行政機関等匿名加工情報、法第109条第4項に規定する削除情報及び国立大学法人大阪大学における行政機関等匿名加工情報の提供等に関する規程第11条の規定により行った加工の方法に関する情報(以下「行政機関等匿名加工情報等」という。)の取扱いに従事する本法人の職員若しくは職員であった者、法第121条第3項の委託を受けた業務に従事している者若しくは従事していた者又は本法人において行政機関等匿名加工情報等の取扱いに従事している派遣労働者若しくは従事していた派遣労働者は、その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

第6章 個人データの提供及び業務の委託等

(第三者提供の制限)

第37条 役員及び職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1) 法令に基づく場合

(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

(6) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本法人と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)

(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)

2 保護管理者は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第30条第1項の規定に違反して取得されたもの若くは他の法人等からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

(1) 本法人の代表者である総長の氏名

(2) 第三者への提供を利用目的とすること。

(3) 第三者に提供される個人データの項目

(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法

(5) 第三者への提供の方法

(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

(7) 本人の求めを受け付ける方法

(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項

3 総括保護管理者は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1) 本法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合

(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合

(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

5 総括保護管理者は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

(外国にある第三者への提供の制限)

第38条 保護管理者は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第41条第1項第2号において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4章第2節の規定により講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。

2 保護管理者は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3 保護管理者は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

(第三者提供に係る記録の作成等)

第39条 保護管理者は、個人データを第三者(法第16条第2項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第41条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第37条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第37条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。

2 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から別に定める期間保存しなければならない。

(第三者提供を受ける際の確認等)

第40条 保護管理者は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第37条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯

2 保護管理者は、第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

3 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から別に定める期間保存しなければならない。

(個人関連情報の第三者提供の制限等)

第41条 総括保護管理者は、第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第37条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。

(1) 当該第三者が法第16条第7号に定める個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。

(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

2 第38条第3項の規定は、前項の規定により個人関連情報取扱事業者が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

3 前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により個人関連情報取扱事業者が確認する場合について準用する。この場合において同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

(委託先の監督)

第42条 保護管理者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

第7章 特定個人情報の取扱い

第43条 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)に基づく本法人における特定個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な事項は、別に定める。

第8章 雑則

(苦情の処理)

第44条 総括保護管理者は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(法人の責務)

第45条 総長は、学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて、法及びこの規程の規定を遵守するとともに、その適正を確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めなければならない。

(その他)

第46条 この規程に定めるもののほか、本法人における個人情報の管理に関し必要な事項は、別に定める。

1 この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この改正は、令和4年12月1日から施行する。

この改正は、令和5年4月1日から施行する。

画像

国立大学法人大阪大学の保有する個人情報の管理に関する規程

令和4年3月16日 第1編第2章3 その他

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第1編 全  学(法人及び大学)/第2章 管理運営/3 その他
沿革情報
令和4年3月16日 第1編第2章3 その他
令和4年11月24日 種別なし
令和5年3月30日 種別なし
令和5年3月31日 種別なし