○大阪大学文書処理規程
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、大阪大学における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、国立大学法人大阪大学法人文書管理規程第2条第1号に規定する法人文書のうち、その内容が本部事務機構及び各部局等の所掌事務に係る書類で、次の各号に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名として接受する文書(以下「接受文書」という。)
(3) 職名又は組織名をもって発送する文書(以下「発送文書」という。)
2 この規程において「部局」とは、本部事務機構、各研究科、各学部、附属図書館、医学部附属病院、歯学部附属病院、各附置研究所、各学内共同教育研究施設、各全国共同利用施設その他これらに相当する組織をいう。
(文書処理の基本)
第3条 職員は、文書の処理に当たっては、適正な手続きにより確実に行うとともに、処理方法を適切に判断し、事務の効率化及び簡素化に資するよう努めなければならない。
(文書の取扱い)
第4条 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
(文書の処理)
第5条 文書の起案、供閲、接受及び発送は、適正かつ迅速に行うものとする。この場合において、特に重要と認められる文書は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
2 秘密保全の必要のある文書の処理に当たっては、その秘密が漏れないよう、細心の注意を払わなければならない。
3 至急に処理する必要のある文書は、他の文書に優先して処理しなければならない。
4 職員は、出張、休暇等で不在になるときは、事務に支障を来さないようあらかじめ処置しておかなければならない。
5 文書の迅速な処理及び効果の効率化に資するため、電子メールその他の情報通信の技術を積極的に活用するものとする。
第2章 文書記号等
(文書記号及び文書番号)
第6条 接受文書及び発送文書のうち、学内相互間以外の文書(以下「学外文書」という。)で特に重要と認められるものについては、文書記号及び文書番号を付するものとする。
2 文書記号は、原則7文字以内とし、「阪大」の次に当該部局又は当該事務組織の名称の一部又は略称を表す文字を組み合わせたものとする。
3 文書番号は、毎年4月1日をもって更新する。
4 文書番号を付した文書は、当該案件が完結するまで同一の文書番号を用いるものとする。
(文書記号の作成及び廃止)
第7条 文書記号の作成又は廃止は、部局の長(本部事務機構にあっては、総務部長。次項において同じ。)が行うものとする。
2 部局の長は、当該部局に係る文書記号を作成し、又は廃止したときは、別紙様式により総長に報告しなければならない。
第3章 接受及び配布
(接受)
第8条 接受文書は、文書の接受、発送等を担当する係(以下「文書担当係」という。)において接受するものとする。ただし、主管の部、課、係等(以下「主管部課等」という。)をあて名とする文書は、当該主管部課等において接受するものとする。
(1) 接受文書のうち、書留郵便物及び親展文書以外の文書は、直ちに開封し、その内容により分類して、受付印を押すこと。このうち学外文書であって特に重要と認められるものについては、文書記号及び文書番号を記入するとともに、文書処理簿に所要事項を記載すること。
(2) 書留郵便物は、開封しないで、特殊郵便物受付簿に所要事項を記載の上、受領印を徴して名あて人に渡すこと。
(3) 親展文書は、開封しないで名あて人に渡すこと。
2 電子メールによる接受文書は、前項第1号の規定に準じて処理するものとする。
(配布)
第10条 文書担当係は、前条第1項に定める接受文書の処理を終えたときは、直ちに当該文書を主管部課等に配布するものとする。
第4章 起案及び供閲
(起案の要領)
第11条 起案文書は、案件ごとに作成するものとする。ただし、同種の案件は、当該文書の整理及び保管に際して支障のない限り、取りまとめて起案するよう努めなければならない。
2 起案文書の作成に当たっては、原議書を用いるものとする。ただし、定型的又は軽易なものについては、原議書を省略することができる。
3 起案文書は、分かりやすい用字用語を用い、簡潔かつ明瞭なものとする。
4 起案文書には、必要に応じ、関係資料を厳選して添付し、又は参考事項を簡潔に付記するものとする。
(起案文書の区分)
第12条 起案文書には、当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の最後に括弧書きする等の方法により、その区分を明示するものとする。
2 前項の文書の区分を例示すると、次のとおりである。
通知 所掌事務に関して必要な事項を通知する文書
進達 官公庁へ取り次いで届ける文書
依頼 依頼に関する文書
照会 照会に関する文書
協議 学内外の他の機関等に対して協議する文書
回答 依頼、照会、協議等に対して回答する文書
報告 法令等に基づいて、官公庁その他に報告する文書
上申 人事の上申に関する文書
契約 契約に関する文書
申請 許可、認可、承認等を求めるために官公庁に提出する文書
証明 事実の証明に関する文書
伺 諸規程の制定、資料作成、経費支出、予算要求等の伺いに関する文書
(供閲の要領)
第13条 起案を必要としない接受文書は、案件又は内容に応じて電子メールによる送付、電子掲示板への掲示、写しの配布その他適切な方法により関係者の閲覧に供するものとする。
第5章 決裁及び合議
(決裁の原則)
第14条 起案文書は、当該案件を決定する権限を有する者(次条の規定により専決者を定めた場合にあっては、当該専決者を含む。以下「決裁権者」という。)の決裁を受けて施行しなければならない。
(専決)
第15条 起案文書の速やかな処理を図るため必要があるときは、専決者を定めて専決させることができる。
(代理決裁)
第16条 決裁権者が出張、休暇等で不在のときは、施行の急を要する文書については、特に重要なものを除き、直近下位の職にある者が代理決裁することができる。
2 前項の場合には、事後において承認を受けなければならない。
(持ち回りによる決裁)
第17条 起案文書のうち、秘密保全の必要のあるもの、至急に処理する必要のあるもの又は重要なものの決裁は、必要に応じてその内容について説明することができる者が持ち回りして決裁を受けるものとする。
(合議)
第18条 起案文書の内容が他の部、課、係等の所掌事務にかかわるときは、起案文書を関係の部、課、係等(以下「関係部課等」という。)に合議しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、関係部課等に事前に協議し同意を得ているとき、又は決裁を受けた後起案文書の内容を関係部課等に連絡することをもって足りるときは、合議を省略するものとする。
第19条 合議を受けた関係部課等は、当該起案文書について異なる意見のあるときは、起案した部、課、係等(以下「起案部課等」という。)と協議しなければならない。
2 前項の場合において協議が整わないときは、上司の指示を受けるものとする。
第6章 施行及び発送
(施行の日)
第20条 起案文書の施行の日は、決裁を受けた日とする。ただし、特別の理由があるときは、この限りでない。
(文書処理簿への記載)
第21条 決裁を受けた起案文書のうち、学外文書で特に重要と認められるものには、起案部課等又は文書担当係において、文書記号及び文書番号を記入するとともに、文書処理簿に所要事項を記載するものとする。
(浄書、照合及び発送準備)
第22条 発送文書の浄書、照合及び発送準備は、起案部課等又は文書担当係において行うものとする。
(公印の押印又は電子署名の付与)
第23条 発送文書への公印の押印又は電子署名の付与については、学内相互間の文書にあっては特に重要なものを除き省略するものとし、学外文書にあっては省略することができるものとする。
2 発送文書に公印を押印又は電子署名を付与する場合は、国立大学法人大阪大学公印及び電子署名規程の定めるところにより、それぞれ公印管守責任者又は電子署名管守責任者に請求するものとする。
(発送文書の訂正)
第24条 公印管守責任者及び電子署名管守責任者は、公印を押印又は電子署名を付与する文書に違式、誤字、脱字その他文書として不適当なものを発見したときは、起案部課等に連絡して訂正させることができる。
(発送)
第25条 発送文書は、起案部課等又は文書担当係において、郵送、使送その他当該文書を確実に送付先に届けることができる方法により発送するものとする。この場合において、郵送するものは郵便物発送簿に、学外文書のうち文書記号及び文書番号を記入したものは文書処理簿に、それぞれ所要事項を記載するものとする。
(完結)
第26条 文書は、当該文書の案件の処理を終わったときをもって完結するものとする。
第7章 補則
(実施細目)
第27条 この規程に定めるもののほか、文書処理の細目については、本部事務機構にあっては総長が、本部事務機構以外の部局にあってはその長がそれぞれ定めるものとする。
附則
1 この規程は、昭和50年1月1日から施行する。
2 大阪大学文書処理規程(昭和25年1月1日制定)は、廃止する。
附則
この改正は、昭和50年5月31日から施行し、昭和50年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和51年5月29日から施行し、昭和51年5月10日から適用する。
附則
この改正は、昭和52年7月1日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和54年5月11日から施行し、昭和54年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和56年6月10日から施行し、昭和56年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和58年6月28日から施行し、昭和58年4月1日から適用する。ただし、改正後の別表中細胞工学センター及びラジオアイソトープ総合センターの項の規定は、昭和57年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和60年5月22日から施行し、昭和60年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和61年1月20日から施行し、昭和61年1月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和61年4月4日から施行し、昭和61年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和61年4月23日から施行し、昭和61年4月1日から適用する。
附則
この改正は、昭和61年6月25日から施行する。
附則
この改正は、昭和63年1月1日から施行する。
附則
この改正は、昭和63年5月26日から施行し、昭和63年4月8日から適用する。
附則
この改正は、平成元年4月26日から施行し、平成元年4月1日から適用する。
附則
この改正は、平成元年7月6日から施行し、平成元年5月29日から適用する。
附則
この改正は、平成2年7月24日から施行し、平成2年6月8日から適用する。
附則
この改正は、平成3年5月21日から施行し、平成3年4月12日から適用する。
附則
この改正は、平成4年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成4年4月10日から施行する。
附則
この改正は、平成4年4月17日から施行する。
附則
この改正は、平成6年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成6年6月24日から施行する。
附則
この改正は、平成7年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成8年4月1日から施行する。
附則(抄)
1 この改正は、平成8年5月11日から施行する。
附則
この改正は、平成8年6月26日から施行する。
附則
この改正は、平成9年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成11年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成12年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成13年1月6日から施行する。
附則
この改正は、平成13年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成14年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成16年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成16年7月1日から施行する。
附則
この改正は、平成16年11月1日から施行する。
附則
この改正は、平成17年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成18年4月1日から施行する。
附則(抄)
1 この改正は、平成19年3月13日から施行する。
2 この改正施行の際現に使用している文書記号は、改正後の第4条第1項の規定により作成されたものとみなす。
附則
この改正は、平成19年12月1日から施行する。
附則
この改正は、平成21年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成23年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成28年4月1日から施行する。
附則
この改正は、平成31年5月1日から施行する。
附則
この改正は、令和5年10月1日から施行する。
